Systemy przebiegu dokumentów - WorkFlow

Jednym z podstawowych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Klasyczny, papierowy sposób jest niezbyt szybki oraz zawodny, ze względu na między innymi sytuację, gdy jakiś ważny dokument przykładowo może się zgubić, z czego następnie wynikają poważne problemy. Potrzeba usprawnienia komunikacji między pracownikami przedsiębiorstw i tym samym zapobiegania takim sytuacjom, zapoczątkowała tworzenie oprogramowania szerzej określanego pojęciem Workflow.

Ogólnie nazwa ta jest używana w stosunku do oprogramowania, zwłaszcza tego, które służy wspomaganiu pracy w grupach. Programy takie pomagają ustalić jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów.

Poznaj dokładniej opisywaną sprawę i zweryfikuj treść. Są tam analogiczne posty, więc zapewne znajdziesz dla siebie coś zajmującego.

Jako przykład można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby zlecające wykonanie pracy związanej ze zorganizowaniem szkolenia generują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i nazwiska pracowników, którzy są zobowiązani, aby wziąć w nim udział), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają znów do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zlecenia (na przykład pozwalają na zakwaterowanie w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania.



Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają ukończenie szkolenia, dokument szkolenia zostaje zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Jak widać wszystkie etapy przetwarzania takiej informacji charakteryzują się określonym zbiorem pracowników wykonujących sprecyzowane zadania na dokumentach oraz zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to specyficzne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 PLN za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń i informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty jak również powalają na ich szybkie odszukanie.

To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od potrzeb firmy. Do rozpatrzenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zapraszam do odwiedzenia forów internetowych oraz stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje wybranych programów.